Cómo logré hackear mi productividad (al fin)

Soy fan de conocer como trabajan las personas. Cómo se organizan, que apps utilizan, cuál es su rutina. Todo. Trato de probar cualquier técnica, app o metodología de productividad que se me cruce. Por ejemplo, el Reporte Onlain de Pablo Fernandez me encanta y lo tabulé acá.

Hoy quiero aportar mi granito de arena al mar de experiencias de otros trabajadores. Quisiera contarles la forma en la que organizo mi día laboral y personal.

Antes de comenzar es importante aclarar dos puntos:

• Lo que funciona para mi no necesariamente funciona para vos
• Por más que leas y utilices técnicas de productividad, nada va a evitar que trabajes. Para que los objetivos se cumplan vas a tener que esforzarte, sentarte (o trabajar parado) y trabajar duro.

Ahora si, no más preámbulos. Comencemos.

La base: priorizar

Todo es posible, pero no es posible hacer todo – Ryan Allis.

Desde septiembre de 2015 decidí que iba a trabajar 8 horas diarias. Ni más ni menos. Esta decisión se basó en una declaración de principios y en priorizar lo que quiero y lo que no quiero para mi vida. Fue la búsqueda de un balance. No fue fácil, pero creo que lo conseguí.

La mayor parte del mes trabajo de 9 a 18 horas, y me tomo 1 hora de almuerzo de 13 a 14 horas. No siempre fui amigo de las personas que 18:01 guardan todo y se van, pero lamentablemente tengo otros roles que cumplir que también requieren tiempo: soy esposo, soy padre, soy amigo y soy yo. Necesito tiempo para mi esposa, mi hijo, mis amigos y para mí mismo.

Cuando solo tenés 8 horas de trabajo por día, las hacés rendir al máximo. Una de las formas de hacer rendir tu día al máximo es quitar todo aquello que te hace perder tiempo, o que no te da ningún resultado. Esta última frase requiere un análisis a conciencia y regular de tu rutina diaria.

Quitando la grasa

Estos son algunos de los tips que me devolvieron infinitas horas mensuales.

• No uso redes sociales de 9 a 18. No abro Twitter, Facebook, Instagram ni Snapchat mientras trabajo. Es una ley. Es algo de lo que no me arrepiento. Considero que estoy hackeando el sistema no teniendo la obligación de entrar a cada rato a estas redes a ver que esta pasando, responder notificaciones o dar likes a las personas.
• En línea con lo anterior, no tengo abiertos portales de noticias, blogs, lectores de feeds, etc. No me importa el dólar, ni como salió River, ni lo que hizo o no hizo Macri o el Papa Francisco hoy. Si es importante ya me voy a enterar y me informaré proactivamente al respecto.
• TODAS las notificaciones off. Mi celular esta de 10 a 18 (y a veces el resto del día también) en modo silencioso y sin vibrador. Adicional a eso, está en mi bolsillo (como en este momento) o boca abajo en el escritorio. Salvo que YO quiera, nada de lo que suceda ahí puede distraer mi atención. Mis grupos de Whatsapp están casi todos silenciados. La única forma segura de contactarme en mi jornada laboral es quizá por email (leer el siguiente punto). Esto me trae algunos problemas con mi familia o algunos clientes que te llaman al celular.
• Solo reviso el email 4 veces por día (apróximadamente) y respondo emails 2 veces al día. Nunca abro el email al inicio del día. NUNCA. Reconozco que no todos pueden por su tipo de trabajo hacer esto, pero les aseguro que ahorra mucho tiempo.

Objetivos mensuales

A comienzos de 2016 decidí formularme objetivos un poco más cercanos. Preferí plantearme objetivos mensuales, más a corto plazo y no anual, como siempre había utilizado.

De la mano de esta decisión, me subí a la onda Bullet Journal. Comencé un 9 de enero y ya han pasado casi 3 meses con este sistema. Cada comienzo de mes me tomo un tiempo para planificar que objetivos debería cumplir si o si en el mes.

La experiencia hasta ahora indica que me he formulado un promedio de 10 objetivos mensuales, de los cuales vengo completando aproximadamente un 75%.

Objetivos semanales

No consigo aún organizar muy bien las semanas. Creo que en este punto aún tengo mucho que avanzar. Lo que actualmente tengo son mis actividades colocadas en Google Calendar las actividades que tengo. Esto me permite no olvidarme de compromisos o entregas, pero no mucho más.

Objetivos Diarios (To Do List)

Tengo muchas tareas – grandes y pequeñas – para realizar en el día. Algunas veces más de veinte. Anotar todas estas tareas en mi Bullet Journal habría sido un caos. Así que desde el 6 de enero lo anoto en una suerte de To-Do list. No uso apps, solo papel y lapicera.

El formato es muy simple. Solo hago un bullet de un cuadrado y escribo la tarea. En caso de que fuera una reunión o algo programado, le coloco la hora en la que debe ser realizada. Luego asigno bloques de 30 minutos o 1 hora para cada tarea.

Si la tarea queda realizada escribo una X en el cuadrado. Si la paso para el día siguiente una > (flecha). Si en el transcurso del día una tarea se vuelve irrelevante o se descarta, la tacho.

Alimentación

Hubo una etapa en mi vida que no di la suficiente importancia a mi alimentación (sobre todo al mediodía). Llegué a comer más de 3 docenas de empanadas al mes – solo al mediodía y sin contar los fines de semana! Durante esa época tampoco desayunaba.

Desde comienzos de este año traté de mantener una dieta un poco más controlada. Desayuno casi el 100% de los días de la semana, almuerzo de 13 a 14 comida más elaborada (nada de sandwichs, empanadas o pizza) intercalando ensaladas, carne y reduzco al máximo las harinas que sólo reservo para los fines de semana.

Llevé un registro diario de mis comidas en este excel durante casi un mes.

Comer de forma sana requiere esfuerzo mental (para una persona como yo que le cuesta organizarse) y dinero (comer mal sale siempre más barato). Pero vale la pena.

Ejercicio físico

Uno de los mayores cambios en este 2016 fue incorporar actividad física regular en mi rutina diaria. Tres veces por semana realizo una rutina de 75 minutos en el gym que incluye 3km de calentamiento en la cinta, ejercicio funcional/aeróbico, aparatos y abdominales.

La única forma de obligarme a hacer esto fue anotarme por seis meses en el gym de la vuelta de casa. Me queda cerca y la cuota no es barata. Lo que me da suficientes motivos para salir de casa una vez que llego del trabajo.

Además de esta rutina, juego al fútbol una vez a la semana.

Sin computadora en casa

Algo que comencé  implementar, al comienzo por accidente y luego por decisión propia, fue no llevarme la compu a casa.

La PC de escritorio que tenía en casa la traje a la oficina donde ahora trabajo. Y mi macbook también la dejo en la oficina (esto me evita tener que cargarla ida y vuelta todos los días).

¿Resultados? Me voy a dormir más temprano. No uso la computadora aunque quisiera luego de las 18.

Si necesito consultar algo, siempre está el celular o la tablet, aunque afortunadamente no les doy mucho uso.

No más blogs

Hubo una época en la que seguía y leía muchos blog. Pero muchos de verdad. Podía llegar a pasar más de 2 horas por día leyendo feeds sobre marketing, publicidad, ppc, productividad, etc…

¿Qué obtenía? Siempre lo mismo. Hay una saturación de información redundante con poco valor agregado. En cambio, he reservado unos pocos que me mantienen al día. El resto del tiempo prefiero leer libros que condensan ideas de las que estos blogs se nutren. Me puse un objetivo (anual) poco ambicioso pero que supera mi promedio 2015 de leer un libro por mes.

Apps

¡Si habré probado apps! Deberían darme un premio. Estas son las que han quedado, pero no garantizo que no haya nuevas.

Ya mencioné Google Calendar para mis compromisos y reuniones. Programo alarmas (como notificaciones o emails) para recordarmelas.

Para tomar notas (si estoy con algún cliente, o para una idea de post) siempre tengo Evernote, me parece muy potente.

Por último, las Notas Adhesivas de Mac, para poner información que se que voy a necesitar en el día. Pero nada más importante que eso.

En mi experiencia, mientras menos apps mejor. Tener muchas me generaba mucha ansiedad – ¿anoto esto en Any.do, Keep, Wunderlist o Evernote? No, gracias.

Nota: estas son las apps que utilizo para mi. En mis equipos de trabajo a veces utilizamos JIRA, Asana, Trello y Zoho entre otras, pero creo que eso amerita otro post.

Espero que esto pueda servir como una inspiración. Estás más que invitado a comentar sobre tus propios tips/hacks de productividad.

¡Hasta la próxima!