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Notion, la app de la que «todos hablan» (?)

Ya son casi dos años que dejé Evernote para usar Notion como mi principal organizador de notas y más.

Cuando se trata de apps de productividad, no hay una solución que encaje para todos porque somos diferentes y nos organizamos de maneras diferentes.

Cada uno entonces encuentra la que mejor se ajusta a su forma de ser. Hay personas que son de hacer listas y tachar, otras que les gustan los post-its y así que cada va buscando la que mejor se adapta a su forma de organizarse y ser productivo.

Muchas veces las apps ayudan en ese proceso y muchas veces nos complican más y es ahí cuando dejamos de usarlas.

Como muchos sabrán, yo uso mi moleskine con el sistema Bullet Journal para algunas cosas (sobre todo personales) y más que nada como un registro diario, no como una lista de tareas o agenda.

Para gestionar mi trabajo utilizo Asana, ya lo expliqué en varios posts. Tengo varios espacios, uno por cada empresa o grupo de trabajo de los que formo parte.

Pero para cierto tipo de asuntos me gusta contar con un gestor de notas que me permita organizarme de la forma más eficiente. Muchas tareas, proyectos o trabajos comienzan con notas y es importante tener un lugar donde va toda esa info para ser procesada.

Hasta hace unos años esa app era Evernote, pero allá por abril de 2020 me encontré con Notion y su concepto me pareció genial.

¿Qué es Notion?

Notion es más que un organizador de notas y se presenta más como un sistema de productividad para startups, uso personal, trabajo en equipo, estudiantes y educadores. Quiero desglosarlo por si estás considerando darle una oportunidad…

Notion entra por los ojos. Es una app linda y minimalista. Es simple de usar y fácil de entender. Así que no presenta dificultad para el que viene a escribir.

Podemos compartir una nota con algún colaborador y trabajarla juntos. Se puede compartir una nota de forma pública para que todos puedan accederla. ¡Hay sitios web y blogs hechos con Notion!

Pero hay más.

Notion permite crear bases de datos que se parecen mucho a tablas pero que nos permiten almacenar información como más notas que se pueden organizar y filtrar. Esta parte es un poco compleja pero cuando uno le dedica tiempo puede lograr sistemas de organización muy eficientes.

Estas tablas pueden organizarse en diferentes vistas: lista, tablero, tablas, etc.

Al crear una nueva página (o nota), Notion nos sugiere algunos templates realmente útiles para todo tipo de situación. Desde organización de viajes, tracking de hábitos, una wiki o un post para un blog.

La versatilidad de su herramienta hace que la amen tanto escritores como programadores y jefes de producto.

Documentación y casos de uso

Algo que es un gran punto fuerte de Notion es la cantidad de documentación y casos de uso disponibles para inspirarse y encontrar nuevas formas de organizarse. Esta estrategia también la utiliza Evernote y funciona muy bien. Esta bueno ver como otras personas se organizan para poder imitar lo que creemos que puede funcionar para nosotros.

Copiar una página de otro usuario es muy simple si es que lo hace público.

La compañía hizo un trabajo realmente bueno de contenidos, así que en Youtube y blogs se puede encontrar muchisima información, tutoriales, tips y guías para aprender a usarlo. Es cuestión de buscar un poco. Te dejo estos dos:

Buena app mobile

La app mobile de Notion también es increíble. No es fácil en un sistema que puede llegar a ser tan complejo adaptar a mobile, sin embargo, en Notion esto no es un problema.

Esto ya no es novedad en las nuevas apps que son creadas con un enfoque mobile-first.

Muchas de mis ideas de posts, seguimiento de tareas o información importante a la que debo acceder ya las tengo en Notion y accedo frecuentemente desde mi celular en cualquier lugar.

Me gustaría contarte más de Notion y espero hacerlo. Si esto que te comenté despertó tu curiosidad creo que deberías darle una oportunidad.

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Collected Notes: blogging hecho fácil

Comencé a blogear con Blogger por el año 2005. Al poco tiempo me pasé a WordPress.com hasta finalmente instalar WordPress en un servidor propio y administrarlo yo al 100%.

Al día de hoy tengo seis blogs propios montados sobre WordPress. No soy un fanático. Cada vez simplifico más esto de bloggear. Busco que la experiencia de escribir sea simple y muchas veces WordPress complica eso tan básico.

En el medio probé muchas plataformas. Recuerdo cuando armé mi cuenta en Medium. Me pareció simple, bonito y mucho más rápido. Sacrificaba mi propio dominio pero creía que iba a ser bueno porque me desligaba de plugins, versiones de PHP, actualizaciones de themes, ataques y malware, etc. Otro día hablaré de Medium…

Pero hoy quiero hablarte de Collected Notes, una plataforma creada por Ale Crosa (@esacrosa) y que realmente me sorprendió por la simplicidad que logró y como podés empezar a blogear a los 2 minutos de haber hecho un usuario.

La única «cosita» que le encuentro es que hay que escribir en un marcado o lenguaje que se llama Markdown. No es que sea complicado, de hecho es muy simple de aprender.

Básicamente el markdown nos ayuda a que formatear el texto de forma simple y sin tener tantos agregados extra que a veces complican las cosas.

La mayoría de los editores de texto (y hasta Whatsapp) están adoptando este marcado del textos y viene bien saberlo.

Te invito a que si estás con ganas de escribir y estás buscando una plataforma, no des muchas más vueltas y le des una oportunidad. Total, si el día de mañana necesitas migrar es muy simple irte con tu contenido.

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¿Home office? Sin estos 3 elementos tus días están contados.

Felicitaciones. El covid-19 aceleró la decisión de tu empresa de darte el «beneficio» del home office.

Pero lo que no tuvieron en cuenta es que no todos tienen en sus hogares un lugar de trabajo adecuado para ser productivos al 100%. Las oficinas no son caprichos de jefes controladores. No todas.

Una oficina es un entorno preparado para que puedas ser lo más productivo posible. Y eso incluye lo que voy a contarte hoy.

No alcanza con llevarte la notebook al trabajo. Si no contás con estos tres elementos básicos del mobiliario tu jornada laboral se convertirá en una tortura.

¿Cuáles y por qué? ¡Empecemos!

Escritorio

La mesa o superficie dónde vas a trabajar tiene que ser lo suficientemente amplia para colocar tus elementos de forma cómoda. Aunque la cama o el sillón suenen atractivos, nada supera a un escritorio donde podamos tener libreta, lapicera, café, etc.

Este escritorio es bastante minimalista, pero si la altura es correcta sería un gran espacio de trabajo. Y la silla eames, aunque es linda, no me parece tan cómoda para trabajar todo el día.

La altura de la mesa es clave. Es probable que la mesa de tu cocina o comedor estén por debajo o por encima de la altura recomendable para que tu espalda. Esto es porque no fueron hechas para trabajar con una computadora sino para comer 🙂

Tu espalda necesita estar erguida, tus hombros relajados y tus brazos formando un ángulo de 90 grados. Tus manos tienen que reposar sobre el teclado, por lo que las mesas con el teclado retraible son una buena opción.

Silla

Ojalá tengas en tu casa una silla que te permita aguantar jornadas largas sentados. No todos tienen una así en su casa. Principalmente porque nuestra casa no está preparada para estar sentados demasiado tiempo en un lugar.

Estos ¿programadores? parecen muy felices con su silla ergonómica. Así pueden mirar sus gráficos de estadísticas más relajados.

Si vas a trabajar desde tu casa, lo mejor será conseguir una silla ergonómica, de altura regulable y que haga juego con la pared (esto último es opcional). Tu espalda, tu trasero y tu «futuro yo» te lo agradecerán.

La altura de la silla dependerá de tu propia altura, pero los expertos sugieren que los pies no queden colgando sino firmes en el suelo y que las piernas estén flexionadas formando un ángulo de 90 grados. Esto evitará el cansancio, adormecimiento o dolor en las rodillas.

Monitor

Último punto y también clave para mí: el monitor.

La mesita elevadora del monitor es vital porque el pie por si solo no consigue la altura necesaria. Algunos ponen un soporte directo en la pared, pero eso depende que decididos estamos.

Te escribo ahora desde mi notebook 13 pulgadas. La pantalla es realmente chica. Es muy cómoda para transportar pero si tengo que trabajar largas horas la enchufo a un monitor externo. Nunca trabajo varias horas mirando una pantalla tan pequeña. Quizá para redacción de textos esté bien, pero si vas a diseñar, editar video/audio o utilizar software que requiere un área de trabajo grande, un monitor pequeño es una tortura.

Además, el monitor de una notebook está por naturaleza muy bajo para nuestra visión. Lo ideal es levantarlo para que el cuello no se fuerce. El asunto es que al levantarlo probablemente tendrás que utilizar un teclado externo (y probablemente un mouse) como se ve en la siguiente imagen.

Este soporte es genial porque es portable. Sirve para salir del paso con la altura de los ojos pero no lo usaría siempre así, prefiero un monitor grande.

Ahora si, con un escritorio, una silla y una pantalla adecuada podemos comenzar a trabajar cómodos por largas horas.

Si esta pandemia vino para quedarse (no lo creo) o si los hábitos de trabajo cambiarán y tu home office puede ser una nueva realidad, sería conveniente analizar la inversión en estos tres aspectos claves de un entorno de trabajo adecuado.

Tu espalda, hombros, piernas, ojos y manos te lo agradecerán.

Encontré esta imagen que muestra bien cómo debería ser nuestra posición para trabajar.

Hay más elementos para trabajar mejor. La iluminación, aislamiento, una rutina de trabajo y más elementos que harán de tu home office se vuelva productivo y más disfrutable. Pero hoy quería dejarte estos tres elementos que son físicos y fundamentales para comenzar a pensar en un trabajo 100% desde casa.

Así trabajo yo

Me considero muy obsesivo del espacio de trabajo y de los elementos que te mencioné en este post. Todo el tiempo estoy colocando retocando la distancia del teclado, revisando la altura de la silla, etc. ¡En mi casa no me siento 100% cómodo y extraño mucho la oficina!

Te comparto mi setup con el que me siento muy cómodo a la hora de trabajar.

  • Macbook Pro 13″ 2012, Intel Core i7 2,9 ghz, 16 Gb Ram (tuneada con disco SSD + HD en la bahía)
  • Monitor externo Samsung 22″
  • Teclado mecánico cherry blue
  • Mouse inalámbrico Microsoft (odio los trackpad y los mouse con cable)
  • Una mesita que me levanta el monitor unos 15 cm sobre la mesa.
  • La silla y el escritorio de mi trabajo están a la altura perfecta de mi estatura (1,70 m). En mi casa, como te mencioné, no encuentro que me permita trabajar largas horas de corrido.

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Técnica Pomodoro: así logro terminar mis tareas sin llegar cansado al final del día

Hace muchos años descubrí la técnica pomodoro y siempre que la utilicé me dio muy buenos resultados. Si te interesa mejorar tu productividad ¡te invito a seguir leyendo!

¿Qué es la técnica pomodoro?

La técnica pomodoro consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos por 5 minutos de descanso.

Es imposible estar concentrado en una tarea por demasiado tiempo. Tarde o temprano perderemos el foco, nos iremos por las ramas y dejaremos de ser productivos.

Esta técnica propone enfocarse por solamente 25 minutos en una sola tarea. El desafío parece simple y lo es: 25 minutos pasan muy rápido. Pero cuando están bien enfocados pueden ser suficientes para terminar esas tareas que parecen imposibles.

Trabajar enfocados es solo una parte de la técnica. Tan importante como los primeros 25 minutos son los 5 minutos siguientes. Estamos obligados a dejar lo que estamos haciendo y tomar un descanso. Esto incluye estirarse, ir al baño, tomar agua, salir a respirar aire libre, o lo que quieras que no tenga que ver con trabajo.

Luego de esa pausa, podrás seguir con otro intervalo de 25 minutos de trabajo enfocado.

Mi experiencia

Como te comenté al comienzo, descubrí esta técnica (es muy popular en blogs de productividad) hace tiempo y cuando me siento sobrecargado de tareas recurro a ella.

Hace un par de semanas comenzamos a usarla en Heaven con un simple video de Youtube.

Los beneficios son varios y los comentaba al comienzo, pero te quiero contar prácticamente como nos afecta.

Mayor concentración, menos distracción

Somos varios programadores en la misma sala, en grandes mesas. Estamos todo el tiempo en contacto y todos somos personas muy interesantes. Muchas veces nos colgábamos con charlas sobre deportes, política, historia o lo que fuera. Estas charlas obligaban al que estaba concentrado a hacer un esfuerzo grande por aislarse o bien.

Con la técnica pomodoro sabemos que si el reloj está corriendo en los 25 minutos, no está permitido hablar sobre algo que no sea trabajo. Ya tendremos tiempo de charlar en nuestros breaks, almuerzos o más entrado el día cuando ya hemos resuelto la mayor parte de las tareas complejas. O como diría Brian Tracy, cuando ya nos hayamos «tragado del sapo».

Descansos

Si fuera por nosotros, estaríamos sentados desde las 9 hasta las 13 que es nuestra hora de almuerzo y de 14 a 18 que es la hora de salir.

Me he encontrado muchas veces con ganas de ir al baño pero no querer cortar con lo que estoy haciendo. Espero que nunca te pase.

Otra cosa que me sucedía es que no tomaba agua. Tenemos el dispenser de agua fría en otra sala, por lo que llenar mi botellita requiere levantarme y «perder tiempo» que creía que no tenía. Ojalá nunca te pase.

Los 5 minutos de break nos «obligan» a cortar. Es el momento en que me tengo que parar de mi silla y (ya que estoy) voy al baño, cargo mi botella de agua y me estiro un poco.

Muchas veces algún compañero quiere violar los 5 minutos de break e intenta seguir trabajando pero el resto de nosotros hacemos presión para que se tome el break. Esa presión me encanta, porque al final del día es muy buena. Esos descansos nos permiten volver con la mente descansada y lista para enfocarse otro intervalo.

Al final del día esta técnica nos ayuda a que las últimas horas no sean un parto o una pérdida de tiempo. Llegamos con más energía y logramos más resultados trabajando 10 minutos menos por cada hora.

¡Tu turno!

A muchas personas, la técnica pomodoro les sirve para mantenerse enfocados porque se distraen con facilidad. A otros, los obliga a tomarse descansos porque sino son capaces de estar 8 horas sentados.

Muchos estudiantes utilizan esta técnica para estudiar. Algunas personas para limpiar su casa o para realizar alguna actividad a la que le vienen huyendo.

Como sea que la uses, estoy seguro que la experiencia vale la pena y compruebes por vos mismo si también te vas a pasar al equipo de los pomodoros 🙂

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4 apps que utilizamos en Heaven Solutions Factory para aumentar la productividad

Aumentar la productividad es algo que me obsesiona desde hace ya dos años que me desempeño como CMO en Heaven Solutions Factory una empresa de desarrollo de software radicada en Buenos Aires.

Al tener una estructura pequeña (actualmente cuenta con 12 empleados) las decisiones son menos burocráticas y más ágiles y eso nos permite lograr grandes cosas en poco tiempo.

Su producto estrella es un sistema de gestión para comercios minoristas y mayoristas. Los principales rubros que ha abarcado desde el año 1996 son casas de música, artículos de hogar y retails de indumentaria.

Una de las grandes ventajas es su integración con las listas de precios de la mayoría de los proveedores de los rubros que abarca, la integración con Mercado Libre y Heaven Commerce, su sistema de eCommerce totalmente integrado al sistema.

Formar parte de esta empresa es una experiencia increíble. Tengo la oportunidad de involucrarme en el diseño de estrategias de marketing y comunicación, procesos del negocio y desarrollo de producto.

Sin embargo, aún con una estructura pequeña, es necesario contar con sistemas que ayuden a la organización de la información y los procesos de trabajo.

Durante todo este tiempo hemos implementado algunos sistemas para mejorar nuestra productividad. Los cambios fueron notorios. Cada colaborador sabe donde puede encontrar la información necesaria tanto para realizar tareas internas como relacionadas al cliente.

Haciendo un repaso, creo que todos pueden ser aprovechados tanto por freelancers como por pequeñas y medianas empresas.