Categorías
Productividad

Técnica Pomodoro: así logro terminar mis tareas sin llegar cansado al final del día

Hace muchos años descubrí la técnica pomodoro y siempre que la utilicé me dio muy buenos resultados. Si te interesa mejorar tu productividad ¡te invito a seguir leyendo!

¿Qué es la técnica pomodoro?

La técnica pomodoro consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos por 5 minutos de descanso.

Es imposible estar concentrado en una tarea por demasiado tiempo. Tarde o temprano perderemos el foco, nos iremos por las ramas y dejaremos de ser productivos.

Esta técnica propone enfocarse por solamente 25 minutos en una sola tarea. El desafío parece simple y lo es: 25 minutos pasan muy rápido. Pero cuando están bien enfocados pueden ser suficientes para terminar esas tareas que parecen imposibles.

Trabajar enfocados es solo una parte de la técnica. Tan importante como los primeros 25 minutos son los 5 minutos siguientes. Estamos obligados a dejar lo que estamos haciendo y tomar un descanso. Esto incluye estirarse, ir al baño, tomar agua, salir a respirar aire libre, o lo que quieras que no tenga que ver con trabajo.

Luego de esa pausa, podrás seguir con otro intervalo de 25 minutos de trabajo enfocado.

Mi experiencia

Como te comenté al comienzo, descubrí esta técnica (es muy popular en blogs de productividad) hace tiempo y cuando me siento sobrecargado de tareas recurro a ella.

Hace un par de semanas comenzamos a usarla en Heaven con un simple video de Youtube.

Los beneficios son varios y los comentaba al comienzo, pero te quiero contar prácticamente como nos afecta.

Mayor concentración, menos distracción

Somos varios programadores en la misma sala, en grandes mesas. Estamos todo el tiempo en contacto y todos somos personas muy interesantes. Muchas veces nos colgábamos con charlas sobre deportes, política, historia o lo que fuera. Estas charlas obligaban al que estaba concentrado a hacer un esfuerzo grande por aislarse o bien.

Con la técnica pomodoro sabemos que si el reloj está corriendo en los 25 minutos, no está permitido hablar sobre algo que no sea trabajo. Ya tendremos tiempo de charlar en nuestros breaks, almuerzos o más entrado el día cuando ya hemos resuelto la mayor parte de las tareas complejas. O como diría Brian Tracy, cuando ya nos hayamos «tragado del sapo».

Descansos

Si fuera por nosotros, estaríamos sentados desde las 9 hasta las 13 que es nuestra hora de almuerzo y de 14 a 18 que es la hora de salir.

Me he encontrado muchas veces con ganas de ir al baño pero no querer cortar con lo que estoy haciendo. Espero que nunca te pase.

Otra cosa que me sucedía es que no tomaba agua. Tenemos el dispenser de agua fría en otra sala, por lo que llenar mi botellita requiere levantarme y «perder tiempo» que creía que no tenía. Ojalá nunca te pase.

Los 5 minutos de break nos «obligan» a cortar. Es el momento en que me tengo que parar de mi silla y (ya que estoy) voy al baño, cargo mi botella de agua y me estiro un poco.

Muchas veces algún compañero quiere violar los 5 minutos de break e intenta seguir trabajando pero el resto de nosotros hacemos presión para que se tome el break. Esa presión me encanta, porque al final del día es muy buena. Esos descansos nos permiten volver con la mente descansada y lista para enfocarse otro intervalo.

Al final del día esta técnica nos ayuda a que las últimas horas no sean un parto o una pérdida de tiempo. Llegamos con más energía y logramos más resultados trabajando 10 minutos menos por cada hora.

¡Tu turno!

A muchas personas, la técnica pomodoro les sirve para mantenerse enfocados porque se distraen con facilidad. A otros, los obliga a tomarse descansos porque sino son capaces de estar 8 horas sentados.

Muchos estudiantes utilizan esta técnica para estudiar. Algunas personas para limpiar su casa o para realizar alguna actividad a la que le vienen huyendo.

Como sea que la uses, estoy seguro que la experiencia vale la pena y compruebes por vos mismo si también te vas a pasar al equipo de los pomodoros 🙂

Categorías
Productividad

4 apps que utilizamos en Heaven Solutions Factory para aumentar la productividad

Aumentar la productividad es algo que me obsesiona desde hace ya dos años que me desempeño como CMO en Heaven Solutions Factory una empresa de desarrollo de software radicada en Buenos Aires.

Al tener una estructura pequeña (actualmente cuenta con 12 empleados) las decisiones son menos burocráticas y más ágiles y eso nos permite lograr grandes cosas en poco tiempo.

Su producto estrella es un sistema de gestión para comercios minoristas y mayoristas. Los principales rubros que ha abarcado desde el año 1996 son casas de música, artículos de hogar y retails de indumentaria.

Una de las grandes ventajas es su integración con las listas de precios de la mayoría de los proveedores de los rubros que abarca, la integración con Mercado Libre y Heaven Commerce, su sistema de eCommerce totalmente integrado al sistema.

Formar parte de esta empresa es una experiencia increíble. Tengo la oportunidad de involucrarme en el diseño de estrategias de marketing y comunicación, procesos del negocio y desarrollo de producto.

Sin embargo, aún con una estructura pequeña, es necesario contar con sistemas que ayuden a la organización de la información y los procesos de trabajo.

Durante todo este tiempo hemos implementado algunos sistemas para mejorar nuestra productividad. Los cambios fueron notorios. Cada colaborador sabe donde puede encontrar la información necesaria tanto para realizar tareas internas como relacionadas al cliente.

Haciendo un repaso, creo que todos pueden ser aprovechados tanto por freelancers como por pequeñas y medianas empresas.

Categorías
Desarrollo Personal Productividad

Un año usando Bullet Journal

Hace poco más de un año comencé a utilizar Bullet Journal – #BuJo para los amigos. Quienes quieran saber de qué se trata esto, pueden leer mi post sobre Comenzando con Bullet Journal aquí.

Luego de más de 12 meses, creo que es un buen momento para sacar algunas conclusiones más firmes sobre este sistema de diario/lista de tareas/planificador.

Productividad

Decidí no anotar mis tareas diarias del trabajo en mi BuJo ya que lo haría muy denso. Preferí utilizarla para mi día fuera del trabajo o eventos importantes. Para las tareas del día a día o proyectos utilizo Asana o mi To-Do list (ya hablaré en otro post de esto).

Sin embargo, la productividad no se queda solo en el trabajo. Anotar lo que hago y lo que quiero hacer me ayudó mucho a completar más cosas.

De alguna manera, se que lo que anoto en mi BuJo es algo que debe hacerse si o si.

Planificación

Una de las cosas que más me gusta es el Monthly View que básicamente consta de anotar los objetivos que tenés para el mes que comienza. Generalmente escribo aquí no más de 10 items (entre eventos importantes, libros que quiero leer u objetivos generales del trabajo).

Es mi momento de hacer foco a 30 días y proponerme objetivos concretos y realizables.

Mientras que las tareas diarias pueden postergarse un día o dos, las mensuales casi nunca se migran de un mes a otro.

Reflexión

Quizá lo más importante que me aportó Bullet Journal es la capacidad de poder reflexionar como estoy viviendo. Cuando releo las cosas que hice en días, semanas o meses anteriores puedo notar cómo avancé en lo que me propuse. Eso me anima a continuar. Me hace más consciente de las cosas que vivo y hago. Me estimula a no dejar pasar los días sin hacer progresos relevantes en mi vida.

Se cuantas veces fui al gym, jugué al fútbol, me junté con amigos, leí libros, estuve tiempo en familia o trabajé en mis proyectos personales. Puedo determinar que semanas estuve un poco más flojo y en cuales realmente estuve en el flow. Puedo darme cuenta cuáles son las cosas que me hacen bien y cuáles las que perjudican mi desarrollo personal. Realmente es muy poderoso poder hacerse tiempo para reflexionar sobre lo que hacemos.

Palabras finales

Estos tres puntos resumen lo más relevante de Bullet Journal en mi día a día. Sentarme y anotar a mano en mi libretita se convirtió en algo que disfruto mucho. Tachar. Agregar cosas. Equivocarme. Corregir. Es algo muy parecido a la vida.

Categorías
Productividad Series, Música, Cine y Literatura

La semana laboral de 4 horas, Tim Ferris

Comencé 2017 en la costa argentina y aproveché para leer “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferris, un libro que hace mucho tenía en mis pendientes.

Tim Ferris se muestra como “la prueba viviente” de que es posible trabajar 4 horas a la semana y llevar una vida soñada. El autor dirige una multinacional, habla seis idiomas, tiene un récord Guinness por bailar tango, es campeón nacional de kickboxing en China, bailarín en Taiwán, actor en una serie televisiva de máxima audiencia en Hong Kong y activista político en distintas partes del mundo… y todo esto porque tuvo mucho tiempo libre.

Tim propone una nueva forma de concebir el trabajo en dónde logramos más haciendo menos. Esto nos permite diseñar el estilo de vida que queremos, tener dinero para llevarlo a cabo y lo más importante, tiempo para poder disfrutarlo. La otra cara de la moneda es ser un empleado de 9 a 5 hasta los 65 años para luego jubilarnos y comenzar a “disfrutar”.

El libro es inspirador y motivador y aunque muchas recomendaciones no son aplicables a todos los trabajos ni países del mundo estoy seguro que algo bueno vas a sacar.

En líneas generales, Ferris propone 4 pasos para lograr alcanzar la vida que siempre soñamos y lo resumen en las iniciales DEAL (trato).

DEFINIR qué es lo que realmente queremos.

ELIMINAR todo lo que hacemos que no nos ayuda a conseguir eso que queremos.

AUTOMATIZAR o delegar las tareas

LIBERARSE de todo para poder disfrutar.

Cada paso está muy detallado, tiene ejemplos propios y de lectores (leí una reedición) y también herramientas y ejercicios para poner en práctica nuevas habilidades.

Es una lectura que recomiendo, así cómo también su blog de 4 hour workweek que tiene artículos que realmente valen la pena.

Categorías
Productividad

Cómo usamos Scrum con Asana para organizar el trabajo

Quiero contarte como la utilización de Scrum con Asana afectó el trabajo que realizamos en Heaven Solutions Factory, la empresa donde me desempeño como CMO y PM.

Implementamos esta herramienta como consecuencia de incorporar una metodologías ágiles de trabajo. Recomiendo que leas mi post sobre agile porque utilizo muchos de los conceptos que hay descriptos allí.

En Heaven necesitábamos una herramienta que nos permitiera llevar un control de proyectos y tareas, así como también asignar responsables, fechas de entrega, etc. Además, necesitábamos que todo estuviera centralizado en un solo lugar.

Hasta ese momento, las listas de tareas se transmitían de forma oral o por email y se mantenía un registro en anotadores de papel. Este sistema nada recomendable puede llegar a funcionar un tiempo en una estructura pequeña y con poco volumen de trabajo, pero en cuanto estas aumentan se pierde el control muy fácilmente.

Asana nos ayudó a procesar toda la información necesaria y evitamos el uso de chats, emails y notas en papel. Logramos centralizar en un solo lugar lo que necesitamos tener y hacer en nuestro próximo ciclo de trabajo evitando miles de emails y chats innecesarios.

Cómo utilizamos Scrum con Asana en Heaven

En nuestro sistema de organización nos decantamos por crear dos proyectos principales donde organizamos las tareas: el Backlog y los Sprints.