Categoría: Productividad

Tengo algo personal contra las tareas repetitivas. Cada vez que veo que estoy haciendo una tarea que se repite una alarma se dispara dentro de mí y se pregunta «¿por qué hago esto una y otra vez?«.

Es que en muchas de las acciones que realizamos a diario podemos automatizar procesos para ganar más tiempo y productividad. Mi premisa es «si lo puede hacer una máquina entonces yo no debo hacerlo». Obviamente no siempre se puede. Pero lo importante es tener esta mentalidad de automatización.

Hoy en día contamos con muchas herramientas que nos ayudan a automatizar tareas. Todavía recuerdo la primera vez que vi el sitio IFTTT (If this, then that) y sentí como…

Así es básicamente cómo funciona una automatización: ante un evento -que será el disparador de la automatización- se ejecutan una o varias tareas. Voy a dejarte algunas para que puedas experimentar.

IFTTT

Comenzamos por la ya mencionada IFTTT. Fue la primera herramienta que conocí para automatizaciones hace ya varios años. El pan gratuito permite muy pocas automatizaciones, pero te puede dar ideas.

IFTTT (If This, Then That) permite crear «recetas» para conectar diferentes servicios y dispositivos en línea. Por ejemplo, podríamos crear una receta que publique automáticamente un mensaje en las redes sociales cuando se publique un nuevo artículo en el blog.

Zapier

Zapier es quizá uno de los servicios más conocidos e importantes para automatizar tareas. Esta herramienta de automatización nos permite conectar y automatizar acciones entre diferentes aplicaciones y servicios web. Con Zapier, es posible crear «Zaps» que establecen una serie de desencadenantes (triggers) y acciones (actions) para que cuando ocurra un evento en una aplicación, se desencadene automáticamente una acción en otra aplicación

Cuenta con más de 5.000 integraciones, así que probablemente encuentres la mayoría de las apps con las que trabajas. Tiene una versión gratuita que te permite ejecuta 100 tareas al mes, pero de 1 solo paso.

Selenium

Selenium es una popular herramienta de automatización de pruebas que también puede ser utilizada para automatizar tareas en el día a día. También es posible interactuar con sitios web y realizar acciones repetitivas de forma automatizada.

Un ejemplo práctico sería la automatización de la extracción de datos de una página web. Selenium puede ser programado para navegar a una página web específica, buscar elementos específicos como precios de productos o información de contacto, y extraer esos datos de forma automática. Esta automatización puede ser especialmente útil para profesionales que necesitan recopilar regularmente información de múltiples fuentes en línea, como analistas de mercado o investigadores. importantes.

Automator

Automator es una herramienta integrada en el sistema operativo de Mac que permite crear flujos de trabajo y automatizar tareas en el sistema operativo. Con Automator, es posible crear acciones personalizadas utilizando una interfaz gráfica intuitiva.

Habitualmente la utilizo para hacer operaciones batch sobre archivos. Cambiarles el nombre, el formato, tamaño, etc…

Es cuestión de conocer la herramienta y ver cómo puede ayudarnos en cada caso de uso en particular.

En este link nos cuentan sobre 10 tareas cool (?)que se pueden implementar.

«Second brain» es un concepto que se refiere a una herramienta o sistema que utilizamos para capturar y organizar nuestra información personal.

A menudo se trata de un software o aplicación que nos permite registrar y almacenar ideas, notas, listas y otros datos relevantes para nuestro trabajo o vida personal.

La idea detrás del segundo cerebro es que nos permite liberar nuestra mente de la carga de tener que recordar todo, lo que nos permite enfocarnos en tareas más importantes y creativas.

Con un segundo cerebro, podemos acceder rápidamente a la información que necesitamos cuando la necesitamos, lo que nos permite trabajar de manera más eficiente y productiva.

Existen muchas soluciones y sistemas para organizarnos. Yo he pasado por Evernote, Keep, to-do lists, Bullet Journal y más. Siempre estoy tratando de refinar mi sistema de organización para sacar el mayor provecho para mi vida y mis trabajos.

Hace ya varios años comencé a usar Notion en reemplazo de Evernote, lo que me dio muchas más posibilidades para organizar y relacionar la información que necesito. Ahora también Notion es casi mi gestor de tareas y proyectos.

Qué es P.A.R.A.

Este año implementé un sistema creado por Tiago Forte denominado P.A.R.A. y que permite estructurar de forma sencilla todos los aspectos de nuestra vida.

Las categorías en que divide este método son Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo.

Básicamente la idea de P.A.R.A. es que tengas a mano la información en el momento que la necesitas. la diferencia con metodologías tradicionales es que no categorizamos la información «por lo que es» o «de donde viene» sino «a dónde se van a usar».

Por ejemplo, en vez de guardar toda la información de marketing que consumo y que me interesa en una base de datos de artículos de interés podría colocar esa información dentro del proyecto u área donde voy a necesitarla.

Voy a explicar brevemente de que trata cada una, pero si tenés más inquietud, hay muchos videos en internet que pueden explicar esto más a detalle.

Áreas

Las áreas son aquellos sectores de tu vida que son tu responsabilidad y en los que querés mejorar continuamente. Por ejemplo: trabajo, familia, salud, educación, etc. Cada una de estas áreas tiene su propósito y contiene recursos, notas que pueden ser útiles.

Te dejo mis áreas para darte una idea.

Pero algo que incluyen las principalmente las Áreas son Proyectos, que es nuestro siguiente ítem.

Proyectos

Los proyectos son los que nos ayudan a mejorar en nuestras áreas y todos tienen un objetivo que se puede medir y alcanzar. Los proyectos tienen plazos y se deben completar. Un ejemplo de proyecto en el área de Educación puede ser «Aprobar ‘X’ materia» o en el área de Trabajo «Entregar la presentación de ventas». Lo ideal es que los proyectos no sean eternos porque el finalizarlos nos permite mantener la motivación alta.

En el sistema que estoy usando en Notion, los proyectos incluyen Tareas que son básicamente la unidad mínima de trabajo. Es la forma de desglosar el proyecto y hacerlo avanzar. Cada tarea está asociada a un proyecto y tiene una fecha asignada para realizarla lo que nos permite calendarizarla y organizarnos para hacer avanzar los proyectos.

En nuestros ejemplos anteriores las tareas podrían ser «Hacer el resumen del apunte» o «Pedir información de las ventas trimestrales».

Recursos (Notas, Ideas y Recursos)

Los recursos son los elementos que vamos a necesitar para completar nuestras tareas o proyectos. Vamos a usar esta categoría para almacenar ese material que nos puede ser útil para cada proyecto específico.

Si hay un recurso que me sirve para mis posts voy a agregarlo en el proyecto u área correspondiente. Así puedo encontrarlo rápidamente cuando esté en alguna tarea.

Archivo

Queda el último punto y es el Archivo. Una baulera donde enviar todo eso que ya no nos sirve porque de alguna u otra manera se finalizó o no es más pertinente. Ese es el Archivo. Si necesitás ir a buscar algo, ahí va a estar. Pero no va a estar ocupando lugar o molestando en tus tareas o proyectos actuales.

Template para Notion

Es imposible abarcar todo en un post. Pero creo que como pantallazo inicial sirve.

Si te gustó este sistema, te invito a ver un video de Hossam Zaki. Hay miles de videos y miles de templates ahí dando vueltas, pero me gustó la simpleza y el template gratuito que ofrece Hossam.

Allí mismo ofrece un template gratuito para que dupliques e incorpores a tu Notion.

¡Éxitos!

Una de las cosas que más extraño de la oficina que dejamos en pandemia era una enorme pizarra de 3×2 metros que me permitía visualizar gran cantidad de información, escribir ideas, pegar post-its, moverlos y discutir ideas.

Amo las pizarras. Tendría toda una pared de pizarra. La pizarra invita a discutir ideas, a probar, a borrar, a hacer flechas, garabatos y explicar ideas (o por lo menos intentar hacerlo).

Pero todo eso es complicado en un mundo asincrónico o virtual.

Por suerte existen apps como Miro, que vengo usando hace bastante tiempo. ¡Tanto tiempo que hasta se llamaba de otra manera! Y quiero contarte cómo uso Miro y por qué puede servirte tanto personalmente como en tu equipo de trabajo.

Como una pizarra, pero virtual

Antes de ser Miro, la app se llamaba Whiteboard y era exactamente eso con la posibilidad de usar post-its… mi debilidad.

Su simplicidad de uso hace que podamos agregar notas, crear diagramas de flujo, usarlo para una reunión de lluvia de ideas o para tus tableros kanban o seguimiento de tareas con metodologías agile.

Miro ya viene con varios templates para ayudarte a comenzar una pizarra.

Yo lo uso muchas veces para armar mapas mentales o cuando tengo que planificar mi año y quiero ver todas las áreas de mi vida de un solo pantallazo.

Su versatilidad hace que puedas usarlo para todo tipo de situaciones, pero eso no termina ahí.

Colaboración

Una de las vueltas de tuerca de Miro es la posibilidad de compartir y colaborar en un mismo espacio con otros usuarios en tiempo real. Entonces lo vuelve muy conveniente a la hora de hacer reuniones donde todos pueden aportar y comentar.

Súper útil para una reunión de retrospective o para trabajar juntos en ideas para un proyecto.

Muchas veces con mi equipo tenemos que aclarar un flujo de trabajo o entender bien algún proceso y plasmarlo en Miro es muy simple y efectivo para comprender o solucionar algún problema puntual.

Apps

Lo que termina de poner esteroides a Miro es la posibilidad de usar apps o complementos adicionales que la vuelven más interesante.

Entre estos últimos, podemos mencionar la posibilidad de poner un timer, votar (en los post-its), realizar comentarios grabados (con audio) o estimar esfuerzo de tareas.

Miro termina siendo una opción muy conveniente para el trabajo colaborativo y una herramienta súper versátil para organizar y documentar procesos de trabajo.

Ya son casi dos años que dejé Evernote para usar Notion como mi principal organizador de notas y más.

Cuando se trata de apps de productividad, no hay una solución que encaje para todos porque somos diferentes y nos organizamos de maneras diferentes.

Cada uno entonces encuentra la que mejor se ajusta a su forma de ser. Hay personas que son de hacer listas y tachar, otras que les gustan los post-its y así que cada va buscando la que mejor se adapta a su forma de organizarse y ser productivo.

Muchas veces las apps ayudan en ese proceso y muchas veces nos complican más y es ahí cuando dejamos de usarlas.

Como muchos sabrán, yo uso mi moleskine con el sistema Bullet Journal para algunas cosas (sobre todo personales) y más que nada como un registro diario, no como una lista de tareas o agenda.

Para gestionar mi trabajo utilizo Asana, ya lo expliqué en varios posts. Tengo varios espacios, uno por cada empresa o grupo de trabajo de los que formo parte.

Pero para cierto tipo de asuntos me gusta contar con un gestor de notas que me permita organizarme de la forma más eficiente. Muchas tareas, proyectos o trabajos comienzan con notas y es importante tener un lugar donde va toda esa info para ser procesada.

Hasta hace unos años esa app era Evernote, pero allá por abril de 2020 me encontré con Notion y su concepto me pareció genial.

¿Qué es Notion?

Notion es más que un organizador de notas y se presenta más como un sistema de productividad para startups, uso personal, trabajo en equipo, estudiantes y educadores. Quiero desglosarlo por si estás considerando darle una oportunidad…

Notion entra por los ojos. Es una app linda y minimalista. Es simple de usar y fácil de entender. Así que no presenta dificultad para el que viene a escribir.

Podemos compartir una nota con algún colaborador y trabajarla juntos. Se puede compartir una nota de forma pública para que todos puedan accederla. ¡Hay sitios web y blogs hechos con Notion!

Pero hay más.

Notion permite crear bases de datos que se parecen mucho a tablas pero que nos permiten almacenar información como más notas que se pueden organizar y filtrar. Esta parte es un poco compleja pero cuando uno le dedica tiempo puede lograr sistemas de organización muy eficientes.

Estas tablas pueden organizarse en diferentes vistas: lista, tablero, tablas, etc.

Al crear una nueva página (o nota), Notion nos sugiere algunos templates realmente útiles para todo tipo de situación. Desde organización de viajes, tracking de hábitos, una wiki o un post para un blog.

La versatilidad de su herramienta hace que la amen tanto escritores como programadores y jefes de producto.

Documentación y casos de uso

Algo que es un gran punto fuerte de Notion es la cantidad de documentación y casos de uso disponibles para inspirarse y encontrar nuevas formas de organizarse. Esta estrategia también la utiliza Evernote y funciona muy bien. Esta bueno ver como otras personas se organizan para poder imitar lo que creemos que puede funcionar para nosotros.

Copiar una página de otro usuario es muy simple si es que lo hace público.

La compañía hizo un trabajo realmente bueno de contenidos, así que en Youtube y blogs se puede encontrar muchisima información, tutoriales, tips y guías para aprender a usarlo. Es cuestión de buscar un poco. Te dejo estos dos:

• Galería de templates de Notion
• August Bradley, un flaco que ya se pasa de organizado. Organizó su vida en Notion.

Buena app mobile

La app mobile de Notion también es increíble. No es fácil en un sistema que puede llegar a ser tan complejo adaptar a mobile, sin embargo, en Notion esto no es un problema.

Esto ya no es novedad en las nuevas apps que son creadas con un enfoque mobile-first.

Muchas de mis ideas de posts, seguimiento de tareas o información importante a la que debo acceder ya las tengo en Notion y accedo frecuentemente desde mi celular en cualquier lugar.

Me gustaría contarte más de Notion y espero hacerlo. Si esto que te comenté despertó tu curiosidad creo que deberías darle una oportunidad.