Cómo usamos Scrum con Asana para organizar el trabajo

Quiero contarte como la utilización de Scrum con Asana afectó el trabajo que realizamos en Heaven Solutions Factory, la empresa donde me desempeño como CMO y PM.

Implementamos esta herramienta como consecuencia de incorporar una metodologías ágiles de trabajo. Recomiendo que leas mi post sobre agile porque utilizo muchos de los conceptos que hay descriptos allí.

En Heaven necesitábamos una herramienta que nos permitiera llevar un control de proyectos y tareas, así como también asignar responsables, fechas de entrega, etc. Además, necesitábamos que todo estuviera centralizado en un solo lugar.

Hasta ese momento, las listas de tareas se transmitían de forma oral o por email y se mantenía un registro en anotadores de papel. Este sistema nada recomendable puede llegar a funcionar un tiempo en una estructura pequeña y con poco volumen de trabajo, pero en cuanto estas aumentan se pierde el control muy fácilmente.

Asana nos ayudó a procesar toda la información necesaria y evitamos el uso de chats, emails y notas en papel. Logramos centralizar en un solo lugar lo que necesitamos tener y hacer en nuestro próximo ciclo de trabajo evitando miles de emails y chats innecesarios.

Cómo utilizamos Scrum con Asana en Heaven

En nuestro sistema de organización nos decantamos por crear dos proyectos principales donde organizamos las tareas: el Backlog y los Sprints.

proyectos scrum con asana

Backlog

En el proyecto llamado Backlog tenemos todas las tareas que en algún momento debemos hacer. Cada vez que surge una nueva tarea, sugerencia o se reporta un bug creamos una entrada en el Backlog.

historias scrum con asana

No nos preocupamos en esta instancia de asignar un encargado (owner) o una fecha de entrega. Nos limitamos a darle un titulo descriptivo y un detalle que amplíe la información de la tarea. A lo sumo, priorizamos las tareas poniendo las más importantes o urgentes arriba. Luego, utilizaremos el backlog como base para planear los sprints de trabajo.

Sprints

También tenemos otro proyecto llamado Sprints. Aquí usamos mucho las llamadas Secciones . Las secciones nos permiten ordenar las tareas dentro de un proyecto. Se crean como una tarea solo que terminan con (:) dos puntos. Nosotros usamos una sección para cada Sprint (ej: Sprint #1).

sprints scrum con asana

Luego de cada sprint planning (ver post agile) completamos las tareas que hemos discutido y se asigna owner y due-dates. Estas tareas las sacamos del backlog o las escribimos directamente.

Gestión diaria

Asana es una ventana que tengo abierta todo el día y trato de incentivar a todos los involucrados en el proyecto la revisen al comenzar la jornada. Como PM hago un seguimiento de las tareas asignadas a cada uno de los miembros del equipo y agrego / quito / priorizo el trabajo de los siguientes días.

Requiere dedicación

La elección de una herramienta adecuada es fundamental a la hora de gestionar los proyectos con eficiencia.

En todos los ámbitos en los que he trabajado con una herramienta de gestión de proyectos siempre hay – me incluyo – algunos que pensarán que se pierde más tiempo documentando las tareas y realizando reuniones de planificación. Sin embargo, el tiempo invertido se ve recompensado en proyecciones más precisas y en un nivel de producción más alto.

Otras herramientas útiles

Quizás la idea de Scrum con Asana que te plantee no se amolda a las necesidades de tu empresa. Otras alternativas son Trello, Jira, Slack o Podio. Intentaré hablar de ellas adelante para contar sus principales ventajas en la organización de una empresa.

Publicado por

Lucas Fuentes

Blogger, apasionado de internet y de la productividad. Soy el creador de La Caja Multiuso. En twitter soy @lucasfuentes.

Un comentario en “Cómo usamos Scrum con Asana para organizar el trabajo”

  1. Gracias por esta guía, justo ahora tendré que cumplir la labor de PM y estaba buscando cómo usar Scrum con Asana, ya que me gusta mucho esta plataforma.

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