«Second brain» es un concepto que se refiere a una herramienta o sistema que utilizamos para capturar y organizar nuestra información personal.
A menudo se trata de un software o aplicación que nos permite registrar y almacenar ideas, notas, listas y otros datos relevantes para nuestro trabajo o vida personal.
La idea detrás del segundo cerebro es que nos permite liberar nuestra mente de la carga de tener que recordar todo, lo que nos permite enfocarnos en tareas más importantes y creativas.
Con un segundo cerebro, podemos acceder rápidamente a la información que necesitamos cuando la necesitamos, lo que nos permite trabajar de manera más eficiente y productiva.
Existen muchas soluciones y sistemas para organizarnos. Yo he pasado por Evernote, Keep, to-do lists, Bullet Journal y más. Siempre estoy tratando de refinar mi sistema de organización para sacar el mayor provecho para mi vida y mis trabajos.
Hace ya varios años comencé a usar Notion en reemplazo de Evernote, lo que me dio muchas más posibilidades para organizar y relacionar la información que necesito. Ahora también Notion es casi mi gestor de tareas y proyectos.
Qué es P.A.R.A.
Este año implementé un sistema creado por Tiago Forte denominado P.A.R.A. y que permite estructurar de forma sencilla todos los aspectos de nuestra vida.
Las categorías en que divide este método son Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo.
Básicamente la idea de P.A.R.A. es que tengas a mano la información en el momento que la necesitas. la diferencia con metodologías tradicionales es que no categorizamos la información «por lo que es» o «de donde viene» sino «a dónde se van a usar».
Por ejemplo, en vez de guardar toda la información de marketing que consumo y que me interesa en una base de datos de artículos de interés podría colocar esa información dentro del proyecto u área donde voy a necesitarla.
Voy a explicar brevemente de que trata cada una, pero si tenés más inquietud, hay muchos videos en internet que pueden explicar esto más a detalle.
Áreas
Las áreas son aquellos sectores de tu vida que son tu responsabilidad y en los que querés mejorar continuamente. Por ejemplo: trabajo, familia, salud, educación, etc. Cada una de estas áreas tiene su propósito y contiene recursos, notas que pueden ser útiles.
Te dejo mis áreas para darte una idea.
Pero algo que incluyen las principalmente las Áreas son Proyectos, que es nuestro siguiente ítem.
Proyectos
Los proyectos son los que nos ayudan a mejorar en nuestras áreas y todos tienen un objetivo que se puede medir y alcanzar. Los proyectos tienen plazos y se deben completar. Un ejemplo de proyecto en el área de Educación puede ser «Aprobar ‘X’ materia» o en el área de Trabajo «Entregar la presentación de ventas». Lo ideal es que los proyectos no sean eternos porque el finalizarlos nos permite mantener la motivación alta.
En el sistema que estoy usando en Notion, los proyectos incluyen Tareas que son básicamente la unidad mínima de trabajo. Es la forma de desglosar el proyecto y hacerlo avanzar. Cada tarea está asociada a un proyecto y tiene una fecha asignada para realizarla lo que nos permite calendarizarla y organizarnos para hacer avanzar los proyectos.
En nuestros ejemplos anteriores las tareas podrían ser «Hacer el resumen del apunte» o «Pedir información de las ventas trimestrales».
Recursos (Notas, Ideas y Recursos)
Los recursos son los elementos que vamos a necesitar para completar nuestras tareas o proyectos. Vamos a usar esta categoría para almacenar ese material que nos puede ser útil para cada proyecto específico.
Si hay un recurso que me sirve para mis posts voy a agregarlo en el proyecto u área correspondiente. Así puedo encontrarlo rápidamente cuando esté en alguna tarea.
Archivo
Queda el último punto y es el Archivo. Una baulera donde enviar todo eso que ya no nos sirve porque de alguna u otra manera se finalizó o no es más pertinente. Ese es el Archivo. Si necesitás ir a buscar algo, ahí va a estar. Pero no va a estar ocupando lugar o molestando en tus tareas o proyectos actuales.
Template para Notion
Es imposible abarcar todo en un post. Pero creo que como pantallazo inicial sirve.
Si te gustó este sistema, te invito a ver un video de Hossam Zaki. Hay miles de videos y miles de templates ahí dando vueltas, pero me gustó la simpleza y el template gratuito que ofrece Hossam.
Allí mismo ofrece un template gratuito para que dupliques e incorpores a tu Notion.
¡Éxitos!
