4 apps que utilizamos en Heaven Solutions Factory para aumentar la productividad

Aumentar la productividad es algo que me obsesiona desde hace ya dos años que me desempeño como CMO en Heaven Solutions Factory una empresa de desarrollo de software radicada en Buenos Aires.

Al tener una estructura pequeña (actualmente cuenta con 12 empleados) las decisiones son menos burocráticas y más ágiles y eso nos permite lograr grandes cosas en poco tiempo.

Su producto estrella es un sistema de gestión para comercios minoristas y mayoristas. Los principales rubros que ha abarcado desde el año 1996 son casas de música, artículos de hogar y retails de indumentaria.

Una de las grandes ventajas es su integración con las listas de precios de la mayoría de los proveedores de los rubros que abarca, la integración con Mercado Libre y Heaven Commerce, su sistema de eCommerce totalmente integrado al sistema.

Formar parte de esta empresa es una experiencia increíble. Tengo la oportunidad de involucrarme en el diseño de estrategias de marketing y comunicación, procesos del negocio y desarrollo de producto.

Sin embargo, aún con una estructura pequeña, es necesario contar con sistemas que ayuden a la organización de la información y los procesos de trabajo.

Durante todo este tiempo hemos implementado algunos sistemas para mejorar nuestra productividad. Los cambios fueron notorios. Cada colaborador sabe donde puede encontrar la información necesaria tanto para realizar tareas internas como relacionadas al cliente.

Haciendo un repaso, creo que todos pueden ser aprovechados tanto por freelancers como por pequeñas y medianas empresas. Continúa leyendo 4 apps que utilizamos en Heaven Solutions Factory para aumentar la productividad

Un año usando Bullet Journal

Hace poco más de un año comencé a utilizar Bullet Journal – #BuJo para los amigos. Quienes quieran saber de qué se trata esto, pueden leer mi post sobre Comenzando con Bullet Journal aquí.

Luego de más de 12 meses, creo que es un buen momento para sacar algunas conclusiones más firmes sobre este sistema de diario/lista de tareas/planificador.

Productividad

Decidí no anotar mis tareas diarias del trabajo en mi BuJo ya que lo haría muy denso. Preferí utilizarla para mi día fuera del trabajo o eventos importantes. Para las tareas del día a día o proyectos utilizo Asana o mi To-Do list (ya hablaré en otro post de esto).

Sin embargo, la productividad no se queda solo en el trabajo. Anotar lo que hago y lo que quiero hacer me ayudó mucho a completar más cosas.

De alguna manera, se que lo que anoto en mi BuJo es algo que debe hacerse si o si.

Planificación

Una de las cosas que más me gusta es el Monthly View que básicamente consta de anotar los objetivos que tenés para el mes que comienza. Generalmente escribo aquí no más de 10 items (entre eventos importantes, libros que quiero leer u objetivos generales del trabajo).

Es mi momento de hacer foco a 30 días y proponerme objetivos concretos y realizables.

Mientras que las tareas diarias pueden postergarse un día o dos, las mensuales casi nunca se migran de un mes a otro.

Reflexión

Quizá lo más importante que me aportó Bullet Journal es la capacidad de poder reflexionar como estoy viviendo. Cuando releo las cosas que hice en días, semanas o meses anteriores puedo notar cómo avancé en lo que me propuse. Eso me anima a continuar. Me hace más consciente de las cosas que vivo y hago. Me estimula a no dejar pasar los días sin hacer progresos relevantes en mi vida.

Se cuantas veces fui al gym, jugué al fútbol, me junté con amigos, leí libros, estuve tiempo en familia o trabajé en mis proyectos personales. Puedo determinar que semanas estuve un poco más flojo y en cuales realmente estuve en el flow. Puedo darme cuenta cuáles son las cosas que me hacen bien y cuáles las que perjudican mi desarrollo personal. Realmente es muy poderoso poder hacerse tiempo para reflexionar sobre lo que hacemos.

Palabras finales

Estos tres puntos resumen lo más relevante de Bullet Journal en mi día a día. Sentarme y anotar a mano en mi libretita se convirtió en algo que disfruto mucho. Tachar. Agregar cosas. Equivocarme. Corregir. Es algo muy parecido a la vida.

La semana laboral de 4 horas, Tim Ferris

Comencé 2017 en la costa argentina y aproveché para leer “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferris, un libro que hace mucho tenía en mis pendientes.

Tim Ferris se muestra como “la prueba viviente” de que es posible trabajar 4 horas a la semana y llevar una vida soñada. El autor dirige una multinacional, habla seis idiomas, tiene un récord Guinness por bailar tango, es campeón nacional de kickboxing en China, bailarín en Taiwán, actor en una serie televisiva de máxima audiencia en Hong Kong y activista político en distintas partes del mundo… y todo esto porque tuvo mucho tiempo libre.

Tim propone una nueva forma de concebir el trabajo en dónde logramos más haciendo menos. Esto nos permite diseñar el estilo de vida que queremos, tener dinero para llevarlo a cabo y lo más importante, tiempo para poder disfrutarlo. La otra cara de la moneda es ser un empleado de 9 a 5 hasta los 65 años para luego jubilarnos y comenzar a “disfrutar”.

El libro es inspirador y motivador y aunque muchas recomendaciones no son aplicables a todos los trabajos ni países del mundo estoy seguro que algo bueno vas a sacar.

En líneas generales, Ferris propone 4 pasos para lograr alcanzar la vida que siempre soñamos y lo resumen en las iniciales DEAL (trato).

DEFINIR qué es lo que realmente queremos.

ELIMINAR todo lo que hacemos que no nos ayuda a conseguir eso que queremos.

AUTOMATIZAR o delegar las tareas

LIBERARSE de todo para poder disfrutar.

Cada paso está muy detallado, tiene ejemplos propios y de lectores (leí una reedición) y también herramientas y ejercicios para poner en práctica nuevas habilidades.

Es una lectura que recomiendo, así cómo también su blog de 4 hour workweek que tiene artículos que realmente valen la pena.

Cómo usamos Scrum con Asana para organizar el trabajo

Quiero contarte como la utilización de Scrum con Asana afectó el trabajo que realizamos en Heaven Solutions Factory, la empresa donde me desempeño como CMO y PM.

Implementamos esta herramienta como consecuencia de incorporar una metodologías ágiles de trabajo. Recomiendo que leas mi post sobre agile porque utilizo muchos de los conceptos que hay descriptos allí.

En Heaven necesitábamos una herramienta que nos permitiera llevar un control de proyectos y tareas, así como también asignar responsables, fechas de entrega, etc. Además, necesitábamos que todo estuviera centralizado en un solo lugar.

Hasta ese momento, las listas de tareas se transmitían de forma oral o por email y se mantenía un registro en anotadores de papel. Este sistema nada recomendable puede llegar a funcionar un tiempo en una estructura pequeña y con poco volumen de trabajo, pero en cuanto estas aumentan se pierde el control muy fácilmente.

Asana nos ayudó a procesar toda la información necesaria y evitamos el uso de chats, emails y notas en papel. Logramos centralizar en un solo lugar lo que necesitamos tener y hacer en nuestro próximo ciclo de trabajo evitando miles de emails y chats innecesarios.

Cómo utilizamos Scrum con Asana en Heaven

En nuestro sistema de organización nos decantamos por crear dos proyectos principales donde organizamos las tareas: el Backlog y los Sprints. Continúa leyendo Cómo usamos Scrum con Asana para organizar el trabajo

Mini guía de Agile + Scrum

En este post quisiera contarte de forma sencilla como utilizar Agile en tu equipo de trabajo. No pretende ser un manual de SCRUM sino una simple guía. Si te interesa saber más información, estaré encantado de responder tus comentarios.

Mi experiencia

Tuve la suerte de participar en varios equipos de trabajo que utilizaban metodologías ágiles y es una filosofía de trabajo que da grandes resultados en todos los niveles.

Mi primer entrenamiento y experiencia fue con el equipo de marketing digital de IBM para toda la región hispana de sudamérica.

Era un equipo muy pequeño – apenas seis personas – que logró en pocos meses grandes resultados. Justo lo que se buscaba.

La metodología me gustó tanto que comencé a incorporarla en otros equipos de trabajo – actualmente con el equipo de desarrollo de Heaven Solutions Factory.

Como mencioné al comienzo, te voy a contar como implementar esta metodología en tu equipo de trabajo de forma fácil con esta suerte de mini guía de Agile + Scrum. Continúa leyendo Mini guía de Agile + Scrum