Aumenta tu productividad en el trabajo

Hoy en día podemos aprovecharnos de vivir en la era tecnológica para casi cualquier cosa. Pero lo que no podíamos llegar a imaginar es que incluso en el trabajo se harían imprescindibles los nuevos softwares del mercado. Aunque al principio de su existencia las aplicaciones parecían únicamente creadas para despistarnos de nuestras tareas principales, muchas de ellas se han convertido en imprescindibles compañeras para aumentar nuestra productividad.

Software para gestionar tareas

Uno de los principales problemas que tenemos en el trabajo es la incapacidad de poder organizar las tareas con eficacia perdiendo mucho tiempo en la planificación. Por eso muchos softwares han sido creados para hacernos la vida más fácil.

Para los amantes de la clásica agenda, existen dos herramientas que se asemejan a ese objeto casi ya de culto.  Do it (Tomorrow) destaca por su sencillez al tratarse de un software que solo planifica las tareas de hoy y las de mañana, a las que se sumarán las que no finalices hoy. Pero si necesitás organizarte más de dos días, con TeuxDeux puedes configurar tu trabajo de cada semana. Su interfaz es muy sencilla de entender y de usar.

Si lo que buscás es un software más sofisticado que te recuerde que estamos viviendo en el siglo XXI, Evernote se convertirá en tu mejor agenda y conseguirá que se acaben por fin, los 500 “post it” recordatorios en la pantalla del ordenador. Con Evernote podemos anotar un sinfín de datos, desde imágenes, notas de texto, compartir enlaces, fotos y audio. Además, gracias a sus funciones de búsqueda encontrarás con inmediatez cualquier cosa que hayas guardado, haciéndote olvidar las horas  perdidas buscando una anotación entre decenas de papeles.

Ahora bien, si el problema de organización reside en no saber qué tarea priorizar, ya hay un software que piensa por nosotros realizando el trabajo de análisis y organizando nuestro tiempo. La herramienta Toodledo te sugerirá un orden de tus tareas teniendo en cuenta su prioridad, según su fecha de entrega, el tiempo estimado de su realización y su relevancia.

Software para gestionar el equipo

No solo de organización vive la productividad de una empresa; si su equipo humano no está cohesionado ni bien gestionado, de nada servirá que todos tengan apuntadas las tareas a realizar. Cada vez más trabajos y proyectos se realizan con la participación de un grupo de personas, por lo que es de vital importancia que trabajen de forma cohesionada.

En primer lugar hablaremos de la necesidad del “team building”, que no es otra cosa más que la creación de equipo. Para ello, cada vez más empresas buscan juegos y actividades participativas en grupo, donde los trabajadores deben superar diferentes pruebas al mismo tiempo que aprenden a trabajar juntos.

Uno los juegos de cohesión que cada vez está más en auge en las empresas es el póker, por la posición de igualdad que asumen todos sus participantes en la mesa, sin importar el cargo que desempeñen en la compañía; pero además, con este juego se pueden aprender estrategias de vital importancia para los negocios, como la toma de decisiones en pocos segundos, el control de los nervios o el conocimiento de los adversarios. Las salas de poker han ido adaptando su software a tabletas y smartphones y ofrecen juegos gratis, lo que permite a los empleados seguir practicando de manera sencilla incluso cuando no están cerca físicamente.

Otro de los juegos favoritos de las empresas para la cohesión del equipo humano son las gymkanas donde los participantes, al igual que sucede en un día de trabajo, deben superar diferentes etapas hasta llegar a un objetivo. La empresa Mooveteam ha sido consciente del crecimiento de este juego en grupo y ha creado un software exclusivo, que sirve como guía y apoyo para el desarrollo de todas las pruebas de la gymkana.

Una vez que el “team building” está hecho, necesitaremos un software que nos acompañe en la gestión de cualquier proyecto desde su planificación, el reparto de tareas y su consecución y que, además, ayude a que el equipo esté informado en todo momento. RedBooth es una herramienta colaboración y comunicación, diseñada para centralizar toda la información y que sea de fácil acceso para todos los participantes del proyecto. El software posibilita la planificación de tareas, compartir notas y documentación, mantener conversaciones con el resto de miembros del equipo y conocer los flujos de trabajo.

Software para gestionar el tiempo

En nuestra última sección hablaremos de la gestión del tiempo, tarea importante si queremos sacar la mayor productividad a nuestro trabajo. Parte de una mala gestión del reloj se la debemos al tiempo que dedicamos a otras cuestiones, como la consulta de páginas web que no están relacionadas con el trabajo como por ejemplo, las redes sociales.

Con el software StayFocusd podemos limitarnos el tiempo dedicado a las webs que debemos mantener lejos de nosotros en la jornada laboral. Para ello solo hay que introducir una lista de páginas “non gratas” y el tiempo que queremos dedicar a su consulta; una vez consumido el tiempo StayFocusd te bloquea su acceso hasta el día siguiente.

 

Es cierto que a veces la pérdida de tiempo no viene del exterior, sino de tener nuestra cabeza en otras cuestiones. Aprender a relajarnos y a olvidar las preocupaciones que nos traemos de casa es imprescindible para focalizar toda nuestra energía en la ocupación que tenemos entre manos.

La herramienta Natura Sound Therapy es un software realizado para la creación y mezcla de sonidos de la naturaleza, que ayudan a tu relajación y a la concentración en el trabajo. El software es tan completo que te ofrece diferentes funciones como la de Problem Solver, que son sonidos que te ayudarán a despejar tu mente para la resolución de problemas o el Energy Boost, expresamente creado para cuando viene la somnolencia y necesitás un impulso.

Pero si llega el momento en el que inevitablemente el tiempo se nos echa encima, siempre se puede recurrir a Dragon NaturallySpeaking, cuya función es reducir el tiempo de trabajo transcribiendo los textos dictados. El software tiene capacidad de guardar los documentos en diferentes formatos como informes o mails, lo que reducirá de forma importante la duración de tareas de lo más rutinarias

Publicado por

Lucas Fuentes

Blogger, apasionado de internet y de la productividad. Soy el creador de La Caja Multiuso. En twitter soy @lucasfuentes.